Organizzazione magica del tuo spazio di lavoro
3 idee per migliorare la tua efficienza produttiva in ufficio e vivere il tempo lavorativo più serenamente.
L'organizzazione del tuo spazio di lavoro è fondamentale per massimizzare la produttività.
Ma anche il benessere.
Alzi la mano chi ha vissuto almeno una volta nella vita l’incubo di una scrivania disordinata e di come questa situazione innescasse una sorta di apatia.
Come consulente di comunicazione e marketing, ogni volta che intervengo sul miglioramento delle performance e sul clima aziendale chiedo che mi venga mostrato in che condizioni lavorano i dipendenti. Tutti i dipendenti, manager incluso.
Sono maniaca dell’ordine? Senza esagerare.
Del resto, la mania dell’ordine può forse essere ritenuto uno svantaggio?
A qualcuno dispiace accedere a luoghi dove tutto è al suo posto e ogni cosa ha un senso in quella posizione?
Un ambiente lavorativo ben strutturato è importantissimo perché l’organizzazione permette di superare le inefficienze.
Ogni tanto entro in uffici “non gradevoli” dal punto di vista estetico: cosa trovo?
Polvere innanzitutto (spesso associata a cattivi odori).
Scrivanie ingombre di carte, anche dell’anno prima… Pile di documenti non ancora identificati, in attesa probabilmente da mesi.
Monitor a fare da barriera tra colleghi e verso gli esterni, e non parlo di quegli open space dove magari i monitor devono fungere da separé.
Temperature non appropriate (o troppo caldo o troppo freddo).
Cose appoggiate nel primo angolo disponibile che spesso finiscono nei piedi di qualcuno che inciampa (e che si fa male).
Mariangela, come dovrebbe essere una scrivania? Senza tastiera? Cosa dovrebbe contenere per dirsi efficiente?
Cominciamo col dire che non è ciò che contiene, ma ciò che non contiene che è importante.
Ho lavorato come coach di sviluppo organizzativo diversi anni fa in un’azienda di cablaggi elettrici che era non pulita. Di più. Sul pavimento del laboratorio di produzione si poteva fare un picnic. Non un cavetto fuori posto, non un materiale da sistemare a scaffale. E il front office dell’azienda rispecchiava la stessa visione; uffici minimali, pulitissimi, con ogni cosa a suo posto.
I bohemien della materia inizieranno ad affermare che:
“Ciascuno di noi ha un suo ordine personale”.
Oppure:
“Ognuno ha un suo modo di sistemare e poi trovare gli oggetti”.
Non lo discuto.
Ma se di mezzo c’è un’attività produttiva dove il tempo è denaro e l’inefficienza costa, allora c’è bisogno di rivedere qualche parametro.
La scrivania sgombra e con solo l’occorrente dell’attività di quel giorno lo segniamo già qui. Non è un’idea, è la pietra miliare dell’efficienza lavorativa.
Ti lascio tre idee per provare a creare un ambiente di lavoro funzionale e ispirante.
👍Idea 1 - La giusta ergonomia (Set up)
Un aspetto spesso trascurato, ma cruciale è l'ergonomia del tuo spazio di lavoro.
Hai una sedia comoda che supporta la tua postura?
Il tavolo è di una giusta altezza?
Posiziona il tuo monitor all'altezza degli occhi per evitare tensioni al collo e alla schiena. Un solo monitor è una perdita di tempo pazzesca!
Nel mio studio dove faccio le attività di preparazione ho due 28 pollici.
Nell’ufficio dove lavoro al pubblico ne ho 3.
Perché?
Tecnicamente:
su uno vanno le slide che vedono i corsisti;
sull’altro ci sono le finestre di browser dei materiali che mostro e/o che sto usando durante la docenza;
sul terzo ci sono le webcam con noi partecipanti.
Questo setup non vale solo se sei un docente: in ogni caso ti aiuta a risparmiare tantissimo tempo. Un mio collega ha un solo monitor, ma molto largo, ne vale due in pratica. L’opzione di ridurre a icona in pratica non deve esistere nel processo lavorativo, ma a vista devi poter vedere quante più cose possibili in seno all’attività di quel momento.
🐾 Non siamo fatti per stare seduti
Il lavoro al pc è quanto di più innaturale possiamo vivere nella nostra giornata; i danni alla colonna vertebrale si percepiscono solo nel tempo. Sono seduta dal 2009 tutte le settimane. E con l’età la faccenda non migliora per niente.
A settembre dell’anno scorso ho investito nella sedia.
C’era un problema: le sedie da ufficio sotto i 500 euro le trovavo tutte orribili e poteva anche succedere che nonostante il budget alto non riuscissi a ottenere un risultato esaltante a livello di comfort.
Ho deciso di acquistare un Varier per garantirmi di poter stare seduta anche dieci ore senza riportare danni né al collo né alla schiena.
A distanza di un anno si è rivelato un investimento azzeccatissimo, soprattutto per le situazioni in cui lavoro con qualcuno in video conferenza: l’oscillazione dello sgabello scongiura l’irrigidimento.
Costa, lo so, ma se fai un lavoro dove sei seduto tutto il giorno, monitor, sedia e tavolo sono gli oggetti su cui investire è importante.
Hai visto ristoranti stellati dove la seduta è scomoda?
Tra l’altro le sedie del ristorante per me sono un fattore di scelta quando mangio fuori.
Conosco chi in azienda si occupa dell’ergonomia degli interni lavorativi: un lavoro importantissimo per garantire benessere ed efficienza. Questa materia sta diventando sempre più all’attenzione, proprio perché l’agio fisico e mentale lavorativo è foriero di massimizzazione dei risultati.
Un layout ergonomico ridurrà lo stress fisico e aumenterà la tua produttività.
✌️ Idea 2 - Organizzazione Efficace
La chiave per un ambiente di lavoro ordinato è l'organizzazione fisica dei materiali.
Utilizza contenitori, scaffali e cassetti per tenere tutto in ordine.
Crea:
una zona dedicata per i documenti;
un'altra per gli oggetti personali come la cancelleria e le bacheche.
Etichetta tutto in modo chiaro per facilitare il ritrovamento. Eh no, i foglietti volanti non sono organizzazione.
Ricorda di creare anche un archivio digitale che ti mette al sicuro da perdite accidentali. In cloud. Gli hard-disk e i server dei grandi colossi di settore (es. Google, Microsoft, ecc.) sono senz’altro più sicuri del cassetto di casa e purtroppo ne abbiamo avuto la prova…
Dopo l’alluvione del maggio 2023 in Romagna, abbiamo imparato che neanche il doppio archivio, cartaceo e digitale, è sufficiente. So di sistemisti che sono intervenuti nel tentativo disperato di recuperare dati dagli hardware fisici dei propri pc o di clienti o amici. La foto qui in basso documenta i danni dell’alluvione sulle parti fisiche, tra cui hard disk di backup. Tristezza…
Il cloud in certi casi è stato la salvezza.
Stendiamo un velo pietoso su tutti i documenti pubblici non digitalizzati, andati inesorabilmente persi con danni incalcolabili per la Pubblica Amministrazione e il cittadino.
Le copie di sicurezza per i dati aziendali sono importantissime. Chiediti se i formati salvati sono sicuri. Ora abbiamo cognizione dei reali pericoli che corriamo, abbiamo purtroppo sperimentato più variabili. Siamo più preparati.
Anche questa è organizzazione.
🤟 Idea 3: gli elementi di ispirazione
Per stimolare la creatività e la motivazione, aggiungi un tocco personale allo spazio di lavoro. Nei nostri ambienti di lavoro non c’è abbastanza verde. Ricordo che in una sede formativa dove sono stata diverse volte per incarichi di docenza c’era un pothos abbandonato a se stesso. Per fortuna è una pianta che non ha bisogno di niente. Di nascosto diedi l’acqua, pensando che contribuiva anche sul mio stato d’animo il suo verde brillante.
Quando posso regalo piante alle aziende.
Non sono l’unica a quanto pare: l’Emilia-Romagna ha addirittura stanziato un bando per la riforestazione delle aziende per piantare gratuitamente alberature intorno ai capannoni. Il progetto più grande si chiama “Mettiamo radici per il futuro” e quest’anno il 1° ottobre è stato riaperto il bando a favore del cittadino: chiunque di noi puoi prendere gratuitamente un alberello e piantarlo.
“Il tuo albero fa bene a tutti”
Il verde delle piante e degli alberi determina una sensazione di pace, di serenità e contribuisce a rendere più naturale ogni ambiente.
Negli interni aggiungi piante verdi per una sensazione di freschezza, quadri o fotografie ispiranti, o oggetti decorativi che ti mettano di buon umore.
Un ambiente che rispecchia la tua personalità è più coinvolgente e motivante.
Se non hai il pollice verde, beh, non l’avevo nemmeno io! Ma all’indomani del primo lock down, l’idea di non poter uscire, generò questo nuovo desiderio di conoscenza: quello del mondo delle piante.
Questo era l’ingresso del mio studio a Natale 2020:
E questo il mood dei miei gatti nel loro giardino interno:
In ufficio invece ho:
le zamioculcas, che coi colleghi di coworking abbiamo visto trovare un habitat favorevole (ambiente caldo e secco); contribuiscono allo sfondo di ogni videoconferenza e docenza online. Mitiche!
le orchidee perché hanno luce e caldo;
i cactus, visto che ho una vetrata grande che fa da serra. Stanno da dio!
Nel mio studio privato invece tanti pothos e philodendron perché ho poca luce.
Un ambiente che ispira è un ambiente in cui lavoriamo a nostro agio e con serenità, con la voglia di scoprire e all’insegna del rispetto.
Hai mai fatto caso che dal fiorista nessuno litiga? 😃
Ora hai tre idee fondamentali per organizzare il tuo spazio di lavoro in modo efficiente e produttivo.
L'ergonomia, l'organizzazione e l'ispirazione sono fattori chiave.
Un ambiente ben strutturato può influire sulle prestazioni lavorative. Applica queste idee e preparati a migliorare la tua produttività e il tuo benessere sul luogo di lavoro.
Fatti promotore tu per primo, avrai messo in moto una piccola, immensa rivoluzione che a cascata porterà benefici a tutti i tuoi colleghi e colleghe.
Buona settimana verde!
Mariangela Lecci
👩 Chi sono e cosa posso fare per te
Mi chiamo Mariangela Lecci e faccio il consulente di comunicazione e marketing, sono docente e coach. Il mio quartier generale è a Cattolica, in Emilia-Romagna, vicino al mare.
Il mio impegno è dedicato a sostenere le piccole aziende e i liberi professionisti nei loro percorsi di crescita, sia a livello professionale che personale.
Questa newsletter è un mio strumento operativo con cui resto in comunicazione con la mia community offrendo ispirazioni, senza disdegnare aggiornamenti e operatività.
La scrivo ogni lunedì. Se vuoi che un particolare tema venga trattato, fammelo sapere scrivendomi a info@mariangelalecci.it
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